設計総務部より　その33

もうすぐ新年度です。
心機一転、新しい年度を迎えるためにやらなければならないこと……。
それは書類整理。
ペーパーレス化が叫ばれて久しいですが、まだまだ紙は現役です。
年度が変わると、このようにどっさりと不要書類が出ます。

これを処分しなければならないのですが、やらなければならないことも多く、
今回はその作業について書きたいと思います。

①紙を処分別に分ける
まず紙の山から、シュレッダーにかけるものとそうでないものを分けます。
【捨てる紙】【資源ごみに回す再生紙】【シュレッダーにかける紙】【再利用】に振り分けます。

【捨てる紙】
・ラミネート済の紙、シール類
ノリが刃にくっつき、故障や詰まりの原因になるためシュレッダーにかけられません。
ハサミによる手作業で裁断か、内容に問題なければ裁断せず燃やすゴミに出します。

【資源ごみになる再生紙】
・カタログ、広告、傷んだ紙ファイルなど
シュレッダーする必要がないことを確認してから、資源ごみに回します。

【シュレッダーにかける紙】
・コピー紙の印刷物、封筒類、領収書類、メモ、名刺、製本した図面冊子など
これらはシュレッダーにかけますが、そのまま裁断することはできません。

【再利用】
・クリアファイル、きれいな紙ファイル、クリップ、ペーパーファスナー等
クリアファイル、紙ファイルは汚損があれば処分、きれいなら社内用として再利用します。
クリップ類は、錆びたり変形したりしていなければ、備品として再利用します。

②裁断する紙をさらに分ける
弊社のシュレッダーはA4の書類を平置きし、まとめて自動裁断ができます。
とても便利で助かっているのですが、制約もあります。
無理に連続運転するとしばらく使えなくなります。
また、自動裁断できるサイズはA4、A5、B5。
A3の紙は二つ折りにしてA4サイズにしても自動裁断は使えません。
そのため【A4サイズの紙】【A2・A3サイズの紙】【その他の紙】に分けます。
クリップの外し忘れや、メモや名刺を挟んだままにしていないか、
１枚ずつ確認しながらサイズ分けしていきます。
ノリのついているふせんやインデックスシールは、このとき取り外します。

【A4サイズの紙】
・印刷機、コピー機で使用する印刷紙
大きさの違う紙は混ぜてはいけないため、B5やA3の紙が混ざらないように気を使います。
ホチキスで束ねている書類は手作業でバラす必要があります。
A4で２５枚以上の束は自動裁断にかけられないためです。

【A2・A3サイズの紙】
・A4サイズに折り畳んだA2、A3の印刷紙
A4の紙６枚分程度の厚みの束にまとめます。
なぜA4サイズに折りたたむかというと、差込口がA4サイズだからです。
また「１度に差し込むのはA4で６枚まで」という仕様に合わせ、
A2、A3を畳んだものを同程度の厚みに重ね、
手に取ったときすぐに差込口に入れられるようにしておきます。
製本した冊子なども、手で裂きながらこれくらいの厚みにします。
厚みを無視するとシュレッダーが詰まり、手間と時間を取られることになります。

【その他の紙】
・レターパック、封筒、はがき、名刺、領収書、メモなど
レターパックは宛名部分を切り取るか、２つ折りにして裁断します。
封筒は窓部分が厄介です。
グラシン紙（半透明の紙）ならそのまま裁断できるのですが、
プラスチック窓の場合はそこを切り取り、燃やすゴミへ出します。
名刺など厚紙は詰まりやすいので注意します。

③山を作りストックする
【すぐ手に取って自動裁断をセットできるA4の山】と
【手で差し込む必要のあるA4サイズに折りたたんだ紙の山】に分けて置いておきます。
こうしておくと、手が空いたときにさっと作業できます。
その他の紙は仕分けしてすぐ裁断してしまいます。

④手の空いたときにシュレッダーがけする
これだけの下準備をしながらシュレッダーをかけ続けるわけですが、
やはり時々は連続運転による加熱で強制停止したり、
つい厚めに差し込んでしまい詰まらせたりして、日々しょんぼりしています。
完全なペーパーレスの社会が来れば、この作業も必要なくなるのでしょうが、まだまだ先のことになりそうです。